accessファイルを編集させたくないシチュエーションってありますよね。
その方法を2パターンあるので紹介します。
- バージョンに依存しない方法 ←解除できる
- .accdbの拡張子（最新バージョン）のAccessファイルしかできない方法 ←解除できない（※）
※編集できるファイルと編集できないファイルの２つになるため、編集できないファイルをユーザーに使ってもらうようにする
どっちのが方法がおすすめか
”バージョンに依存しない方法”がおすすめです。理由が次の通りです。
- バージョンに依存しない
- ファイルが複数できない
- shiftキー押しながらの方法を知らなかったら、一切の編集ができない
”.accdbの拡張子（最新バージョン）のAccessファイルしかできない方法”だと、「ファイルが複数できてしまうので管理が面倒」ということと、「”テーブル”と”フォーム”は編集不可だけど、”クエリ”は作れる」のような、やりたいことはできているけど中途半端な感じです。
バージョンに依存しない方法
対象のAccessファイルを開き、メニューバーから「ファイル」を選択
「ファイル」の詳細メニューから「オプション」を選択
”Accessのオプション”ダイアログのメニューから「現在のデータベース」を選択
対象の項目の設定を行い、OKボタンをクリック
- フォームの設定 ←必須ではない
- ステータスバーを表示する：チェックOFF
- ショートカットキーを有効にする：チェックOFF
- ナビゲーションのウィンドウを表示する：チェックOFF
- 全てのメニューを表示する：チェックOFF
OKボタンをクリックすると、「オプションを有効にするには一旦ファイルを閉じてください」のメッセージが表示される
対象のAccessファイルを開き直すと、編集関連のメニューが非表示となっている
対象のAccessファイルをshiftキーを押しながら開くと、編集関連のメニューが表示される
.accdbの拡張子（最新バージョン）のAccessファイルしかできない方法
.accdbの拡張子のAccessファイルを開き、メニューバーから「ファイル」を選択
「名前をつけて保存」から”ACCDEの作成”を選択し、名前をつけて保存を行う
作成したAccessファイルをエクスプローラーで見ると、アイコンにカギマークがついていて、拡張子が”.accde”
“.accde”ファイルを開くと、テーブルとフォームの編集系のボタンが非活性になっている
おわり
- わかりやすく解説！AccessでSQLserverのリンクテーブルを追加する方法
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Accessで編集不可にする前に確認すること
Accessでフォームや項目を編集不可にする場合、単に入力できないようにすればよいわけではありません。
実務では、誰に編集させないのか、どの状態のデータを編集不可にするのか、参照だけは許可するのかを整理してから設定します。
- 全ユーザーで編集不可にするのか
- 特定の権限だけ編集可能にするのか
- 承認済みデータだけ編集不可にするのか
- 過去データや締め後データを編集不可にするのか
- 画面上だけ制御するのか、データ更新自体を防ぐのか
この前提が曖昧なまま設定すると、必要な人まで更新できなくなったり、逆に更新してはいけないデータが変更できたりします。
編集不可の設定でよくある失敗
Accessのフォーム設定では、画面上は編集できないように見えても、別の画面やテーブルから更新できる場合があります。
そのため、重要な業務データでは、フォームの見た目だけでなく、更新経路全体を確認する必要があります。
| 確認観点 | 見るポイント | リスク |
|---|---|---|
| フォーム | 対象項目が編集不可か | 画面から誤更新される |
| 別フォーム | 同じデータを更新する画面がないか | 別経路で更新される |
| テーブル直接編集 | 利用者がテーブルを開けるか | 制御を回避される |
| 権限 | 更新できる担当者を分けるか | 必要な人が作業できない |
| 状態 | 承認済みや締め後だけ制御するか | 業務ルールとズレる |
現場での使い分け
一時的に入力を防ぎたいだけなら、フォーム側の設定で十分な場合があります。
一方で、承認済みデータや締め後データのように業務ルールとして更新を防ぎたい場合は、画面だけでなく、更新処理や権限も含めて考える必要があります。
Excel管理やAccess管理をシステム化するときの考え方は、Excel管理をシステム化するときの注意点でも整理しています。
設定後は必ず別ユーザー目線で確認する
編集不可の設定をした後は、作成者の画面だけで確認せず、実際に利用する担当者の権限や操作手順で確認することが大切です。管理者では編集できないように見えても、別の権限では更新できる場合があります。逆に、必要な担当者まで編集できなくなることもあります。
実務では、設定した本人だけでなく、利用者、確認者、承認者の立場で動作を見ると、運用開始後の問い合わせを減らしやすくなります。
